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大會工作人員，分為1.評審組 2.提名組 3.文宣組 (編輯組) 4.典儀組 5.公關組 6.新聞組 7.廣告組 (Adv) 8.節目組
9.採購組 10.接待組 11.旅遊組 12.票務組 13.禮品組 14.財務組 15.秘書組 共分為15組。
在會議上各組工作人員都加入討論，提交工作進度表，互相交流，互相提供幫助。
2009年大會召集人評審委員：張鄭美蓮,總召集人: 帥艾青也在場提供她們的經驗。張鄭美蓮是第一屆金冠獎，2007年得華冠獎得主。帥艾青是資深的記者。在會議上的每一個 項目,每一個環節都提出她們看法和經驗.。由她們的帶領，工作人員更具信心，成功的辦好這第三屆的金冠獎。